GDPR - k-system.cz

General Data Protection Regulation

nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů vztahující se na každou firmu v EU a na státní organizace

Jak úspěšně zvládnout GDPR?

AUDIT

Jaká data eviduji a zpracovávám?

Potřebuji skutečně všechna?

Co jsou osobní údaje?

Mohu je legálně zpracovávat?

Kde jsou uložena a kdo má přístup?

Jaké hrozí riziko v případě úniku?

ANALÝZA

Jak data zpracovávám?

Podléhají tyto operace nařízení GDPR?

Mám veškeré potřebné souhlasy?

Jak jsou data zabezpečena?

Musím hlásit bezpečnostní incidenty?

Jaká jsou rizika a sankce?

ŘÍZENÍ

Analýza současného stavu

Plán implementace opatření

Směrnice ochrany osobních údajů

Školení pro správce a zpracovatele

Monitoring a kontrola

Datum 25. 5. 2018 je přelomový den z důvodu nabytí účinnosti zmíněného nařízení. Od tohoto data musíte mít vypracované příslušné dokumenty, pokud spolupracujete s externí účetní, IT společností nebo s poskytovatelem pracovnělékařských služeb.

Nezapomeňte ani na úpravu smluv se svými klienty či na úpravu obchodních podmínek na svém e-shopu. V neposlední řadě nepodceňte své povinnosti vůči zaměstnancům v oblasti ochrany osobních údajů. Máte kamery v budově, monitorujete PC nebo máte GPS ve vozidlech? I Vás povinnosti neminou.

Za nesplnění podmínek GDPR hrozí pokuty až €20 milionů (540 mil. Kč) nebo 4 % z celkového obratu firmy (podle toho, která hodnota je vyšší).

Osobní údaje můžeme rozdělit to tří kategorií.

Jméno
Pohlaví
Věk
Datum narození
Rodné číslo
Adresa
Osobní stav
Podobizna

Organizačními údaji jsou:

IP
Lokalizační údaje
E-mail
Telefon
Identifikátory státu

Mezi citlivé údaje patří:

Rasa
Sexuální orientace
Náboženství
Zdravotní stav
Tresty
Genetické údaje
Biometrické údaje

Zákonnost, korektnost, transparentnost

Každé zpracování osobních údajů musí mít právní základ, právní důvod (zákonnost) a subjekt údajů musí být o zpracování transparentně informován

Omezením účelem

Osobní údaje jsou zpracovávány jen pro daný konkrétní legitimní účel. Osobní údaje legitimně získané a zpracované nesmí být použité pro jiný účel

Minimalizace údajů

Zpracovávání osobních údajů musí být omezeno jen pro relevantní, přiměřený a nezbytný rozsah

Přesnost

Zpracovávané osobní údaje musí být v co největší míře přesné a v případě potřeby aktualizované

Omezení uložení

Osobní údaje nesmí být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů po delší dobu, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány

Integrita a důvěrnost

Osobní údaje musí být při zpracovávání pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření zabezpečeny před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním a před ztrátou

Zodpovědný přístup a prokázání souladu

Správce je odpovědný za zajištění souladu s předcházejícími principy ochrany osobních údajů a za schopnost tuto shodu prokázat

OSOBNÍ ÚDAJE LZE ZPRACOVÁVAT V NÁSLEDUJÍCÍCH PŘÍPADECH:

byl-li ke zpracování udělen souhlas
zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění nebo uzavření smlouvy
je nezbytné pro plnění právní povinnosti
je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů fyzické osoby
zpracování pro plnění úkolu veřejného zájmu
zpracování při výkonu veřejné moci

Např. zatímco dnes mohou e-shopy sbírat různá data o uživatelích, kteří navštíví webovou stránku daného internetového obchodu, po 25. květnu 2018 to nebude možné bez vědomého souhlasu uživatele. Pokud bude chtít e-shop předat nasbíraná data o uživateli třetí straně, bude muset získat souhlas uživatele. E-shop zároveň nemůže vyžadovat tento souhlas jako podmínku k dalšímu setrvání na webu. E-shopy tak musí upravit své softwary tak, aby odpovídaly nové a přísnější legislativě.

POSTUP ZABEZPEČENÍ DAT V SOULADU S GDPR?

Odhalte, jak se uvnitř vaší firmy nakládá s citlivými informacemi

Nastavte jasná pravidla pro to, kdo může s citlivými informacemi pracovat
Každý zaměstnanec by měl vědět, jaké informace vyžadují speciální přístup a jak by s nimi měl zacházet
Všechna média, která obsahují citlivé údaje by měla být šifrovaná, jak doporučuje přímo GDPR
Ochrana dat musí být komplexní a zajistit všechny způsoby komunikace – e-mail, internet, tisk, USB disk, mobil,…
Životopisy, pracovně-právní agenda nebo smlouvy – všechny tyto dokumenty musí být bezpečně uloženy a uzamčeny, pokud se s nimi aktuálně nepracuje
GDPR vyžaduje možnost obnovit data při výpadku techniky
Kromě antivirového řešení pamatujte i na aktualizaci systémů, nastavení síťových prvků, firewallů a případně dalších technologií pro ochranu sítě

POVINNOSTI SPRÁVCE

Provést výmaz plynoucí z práva být zapomenut
Vést záznamy o zpracování
Posoudit vliv na ochranu osobních údajů
Určit pověřence pro ochranu osobních údajů
Ohlásit únik dat bezodkladně do 72 hodin od zjištění Úřadu pro ochranu osobních údajů

Každý správce a zpracovatel bude povinen spolupracovat s dozorovým úřadem a na jeho žádost mu tyto záznamy zpřístupnit, aby na jejich základě mohly být tyto operace zpracování monitorovány.

TYTO ZÁZNAMY O ČINNOSTECH MUSÍ OBSAHOVAT NÁSLEDUJÍCÍ INFORMACE:

jméno a kontaktní údaje správce a zpracovatele včetně jména DPO – pověřence pro ochranu osobních údajů (Data Protection Officer). Jeho úkolem je monitorovat zpracování údajů, provádění auditů, školení pracovníků.
účely zpracování
popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů
kategorie příjemců, kterým byly nebo budou údaje zpřístupněny
informace o mezinárodním předávání osobních údajů
lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů
popis technických a organizačních opatření. Každý správce a zpracovatel bude povinen spolupracovat s dozorovým úřadem a na jeho žádost mu tyto záznamy zpřístupnit, aby na jejich základě mohly být tyto operace zpracování monitorovány.

Výjimky z povinnosti vést záznamy o činnostech zpracování lze uplatnit pro organizaci s méně než 250 zaměstnanci, pokud zpracování osobních údajů není jejich hlavní činností, neexistuje u nich riziko pro práva a svobody osob a tyto organizace nezpracovávají citlivé údaje.

PRŮBĚH AUDITU GDPR

Úvodní schůzka

Představení členů realizačního teamu a jejich funkce
Seznámení s průběhem identifikace klíčových rozdílů mezi nastavením organizace nyní a stavem požadovaným nařízením GDPR
Určení kontaktní osoby v rámci organizace
Vstupní dotazník a seznámení s pokyny k jeho vyplnění
Cenová nabídka implementace GDPR

Osobní schůzka se zástupci jednotlivých oddělení

Schůzka se zástupci jednotlivých oddělení organizace, které zpracovává osobní údaje.

Časová náročnost je přibližně 45 – 60 minut na jedno oddělení.

GAP analýza

Souhrnná zpráva o GAP analýze obsahuje popis současného stavu v organizaci a identifikuje oblasti, kde je zapotřebí nastavit procesní změnu k dosažení souladu s nařízením GDPR.

Cílem je zjistit