K-SYSTEM

Obsluha systému Money S5

Money S5 - Jednoduchá obsluha

Zkuste si zanalyzovat práci, kterou s informačním systémem děláte. Brzy zjistíte, že v zásadě děláte dvě činnosti: buď pořizujete data, nebo naopak data hledáte. Z toho vyplývají i dva základní požadavky na uživatelské rozhraní: je nutné, aby maximálně usnadnilo a urychlilo zadávání údajů a současně vám musí dát naprostou volnost při agregaci dat a hledání potřebných informací. Uživatelské rozhraní v Money S5 tyto požadavky zcela splňuje díky nejmodernější technologii Aktivní pracovní plochy.

Základní obrazovka Money S5 vypadá tak, jak jste zvyklí z programu pro elektronickou poštu Microsoft Outlook. Program tak ovládáte intuitivně a velmi snadno se v jeho funkcích orientujete. Vyhledávání dat je prakticky stejně rychlé, ať už hledáte v databázi s tisícem nebo třeba s miliónem položek. Systém podporuje celkem čtyři způsoby hledání dat, od rychlého hledání přes hypertextové hledání až po složité filtry. Jednou použitý filtr lze uložit a dále jej používat, a to i v kombinaci s jinými dříve uloženými filtry. Díky tomu se program brzy sám přizpůsobí vaší práci a to, co v jiných systémech opakovaně zadáváte, máte v Money S5 vždy připravené k použití.

Money S5 - Nové funkce a změny v ovládání

• Zrušení účetních roků - program eviduje pouze oddělené agendy, účetní období rozlišujete pomocí Účetní uzávěrky, která znemožní nepovolaným osobám v uzavřeném období udělat jakékoliv změny.
• Období platnosti číselných řad - odpadá nutnost zakládat s každým účetním rokem nové Číselné řady. Řada má definovanou exspiraci a může v každém z období používat jiný prefix a čítač.
• Detailní nastavení přístupových práv - Přístupová práva jsou určována prostřednictvím Uživatelských rolí, které se jednotlivým uživatelům přidělují. Role řeší přístup do agendy, modulu i jednotlivých seznamů a skupin, kde se dá individuálně zpřístupnit čtení, mazání, přidávání, opravy a zamykání záznamů i systém schvalování dokladů. Uživatel má tedy jasně definovaný rozsah zobrazovaných seznamů, jejich sloupců i detailních údajů na kartách, může mít zobrazené jen doklady příslušející k určitému středisku nebo agendě atd.
• Konfigurační údaje - v menu nenajdete Nastavení agendy, Nastavení účetního roku ani Uživatelské nastavení. Konfigurační údaje zadáváte přímo v těch částech programu, kterých se týkají:
  • Vlastnosti, které se týkají celého systému nebo agendy, určíte v Průvodci nastavením programu.
  • Nastavení seznamu, obecnou konfiguraci platnou pro celý seznam (kurzy, schvalování dokladů, kontrola duplicity apod.), jednoduše zobrazíte z pop-up menu vyvolaném na příslušné položce v Navigátoru.
  • Nastavení skupiny je obdobou Uživatelské konfigurace - jedná se o detailní nastavení automaticky doplňovaných položek, textů a výpočtů a jiných funkcí na kartách seznamu. Otevřete ji pouhým poklepáním myší na názvu skupiny. Nastavení skupiny lze volitelně předávat do nižší úrovně stromečkové struktury skupin nebo přebírat z vyšší úrovně.
  • Konfigurace všech seznamů i skupin se dá také editovat hromadně na kartě Nastavení seznamů a skupin.
• Pop-up menu - po stisku pravého tlačítka myši program nabídne přehled funkcí, které na příslušném místě lze použít. Pop-up menu často obsahuje i funkce, které nenajdete na nástrojové liště, nebo které byste v menu museli složitě vyhledávat - příkladem je již zmíněné Nastavení seznamu. Nabídka se liší podle místa, ve kterém jste jej vyvolali - jiné možnosti nabízí v záhlaví sloupce seznamu a jiné na položkách seznamu apod.
• Nové položky hlavního menu - v Hlavním menu programu přibyly Seznamy, Ceníky a Administrace. Seznamy znáte jako submenu v nabídce Nástroje Money S3 a Administrace sdružuje nové funkce s některými funkcemi, které v Money S3 obsahuje Nastavení (přístupová práva, automatické akce) a Agenda (výměna dat, zálohování). Ceníky jsou nově oddělené od Skladů.
• Seznamy - přehled všech pomocných seznamů je nově členěný do skupin a nabízí řadu nových položek: Připojené dokumenty, Jednotky, Veličiny, Způsob platby, Způsob dopravy, Kraje, Regiony, Bankovní poplatky, Platební tituly, Registraci k DPH, Zaokrouhlení (lze definovat i nestandardní způsob zaokrouhlování, např. na "baťovské" ceny zakončené číslicí 9), Sazby DPH (s určeným obdobím platnosti) atd. atd.
• Práva uživatele - uživatel si v menu může Zobrazit práva uživatele, tj. zjistit, které části programu má vzhledem k přístupovým právům dostupné.

Money S5 - Práce se seznamem

• Skupiny seznamu - přehled skupin každého seznamu je v Money S5 umístěn pod Navigátorem a skupiny lze strukturovat do libovolného množství podřízených úrovní (stromečková struktura). Pracujete s nimi pomocí pop-up menu a na jejich kartách zadáváte veškeré údaje, které chcete automaticky dosazovat do položek seznamu - v podstatě jde o kombinaci Uživatelské konfigurace a Typů dokladů z Money S3.
• Zobrazení detailů - pod seznamem lze zobrazovat Detaily k položce pod kurzorem, tj. needitovatelný přehled nejdůležitějších údajů o kartě včetně historie akcí a připojených dokumentů.
• Filtry - jsou v Money S5 zcela nové. K tzv. Jednoduchým filtrům, které znáte z Money S3, byla pro náročnější uživatele přidána možnost individuálně definovat podmínky a vztah mezi nimi (a zároveň / nebo) v Pokročilých filtrech. Filtry se vztahují vždy k agendě a lze je pomocí stromečkové struktury členit do logických skupin, jejichž výběrem a vhodnou kombinací dokážete filtrovat i velmi úzký okruh položek.
• Tiskový náhled a export - pro pohodlnější tvorbu tiskových sestav je v každém seznamu i tlačítko pro Náhled, které otevře sestavu přímo v režimu náhledu. S náhledem se dá dále pracovat - můžete v něm vyhledávat údaje či změnit pozadí, navíc jej lze exportovat do libovolného formátu elektronického dokumentu, poslat e-mailem a samozřejmě i vytisknout s možností vybrat si tiskárnu.
• Práce se seznamy - je v Money S5 zcela nová, především práce se sloupci seznamu:
  • Buňka - označit se dá nejen celý záznam (řádek seznamu), ale i jeho konkrétní položka. Označená buňka je v rámci řádku odlišena barevně, dá se kopírovat nebo nahradit a je možné podle ní vyhledat podobný záznam.
  • Rychlé hledání - funkce využívá možnosti označení buňky. Na klávesnici stačí zapsat počáteční znaky textu, který chcete ve sloupci, v němž je označená buňka, najít. Aktivujete tak filtr, který omezí seznam na záznamy začínající hledaným textem. Přesunete-li kurzor do jiné buňky a použijete-li klávesovou zkratku Ctrl + G, spustíte funkci rychlého vyhledávání pro další sloupec.
  • Vyhledat identickou buňku - lze pomocí klávesové zkratky Ctrl + H, obsah aktivní buňky můžete pomocí zkratky Ctrl + C kopírovat.
  • Fulltextové hledání - spustíte prostřednictvím tlačítka Hledat, text se tak dá hledat napříč celým seznamem (ve všech nebo ve vybraných sloupcích), a to nejen jako počáteční znaky buňky (text jimi může končit nebo je obsahovat).
  • Zobrazit horizontální posuvník - v případě, že zobrazení posuvníku zakážete, vidíte v seznamech vždy všechny sloupce bez ohledu na jejich počet.
  • Zamykání sloupců - dá se zamknout poloha libovolného počtu sloupců na levé straně seznamu. Tato funkce je výhodná především v případě, kdy používáte horizontální posuvník - zamknuté sloupce zůstávají na místě, posouváte pouze odemknuté.
  • Třídění sloupců - poklepáním na záhlaví sloupce seznam podle tohoto sloupce setřídíte (aniž byste měnili polohu sloupce), prostřednictvím klávesy Shift lze třídění rozšířit i na další sloupce.
  • Uživatelské sloupce - v seznamech lze přidávat vlastní Uživatelské sloupce, které slouží k evidenci údajů, jež program ve své základní podobě neobsahuje. Uživatelské proměnné ve zvolené podobě (text, datum, číslo, logická hodnota) pak obsahuje každá karta seznamu a dá se podle nich filtrovat, třídit i vyhledávat.
  • Označení záznamů - označení lze invertovat klávesou * na numerické klávesnici a nová je i možnost označit všechny záznamy v seznamu klávesou +.
  • Součet - ve sloupci, který obsahuje číselné hodnoty (finanční částky), pomocí tlačítka Součet zjistíte rychlou statistiku: průměrnou, maximální a minimální cenu a celkový součet částek ve sloupci. Tyto údaje se týkají vždy jen zobrazených položek, funkce je tedy výhodná v souvislosti s filtrováním.

Money S5 - Práce s kartou

• Rychlé doplnění kolonky - začnete-li vypisovat pole, které jde doplnit výběrem ze seznamu (je u něj tlačítko „tři tečky"), program rozbalí roletovou nabídku s prvními deseti položkami výběrového seznamu, které vyhovují zadanému textu.
• Kontrola na internetu - některá pole mají název zapsaný v podobě internetového odkazu. Poklepáním na něj otevřete Internet Explorer na stránce, na které můžete provést kontrolu zadaného údaje - např. na Adresní kartě se poklepáním na Název nebo IČ dostanete na informační systém ministerstva financí Ares, adresu Ulice si můžete vyhledat na mapě aj.
• Připojení dokumentu - lze uskutečnit přímo na editované kartě.

Money S5 - Doklady

• Rozpracované doklady - doklad může být uložen ve dvou fázích: Rozpracováno a Aktivní. Jestliže doklad uložíte jako Koncept, navedete jej do fáze Rozpracováno, ve které není zaúčtován a nelze uhradit. Teprve zrušením příznaku Koncept jej převedete do Aktivní fáze a uložíte jako normální doklad se všemi příslušnými vazbami a úkony.
• Schvalování a účtování dokladů - volitelný kontrolní systém vázaný na přístupová práva. Každý doklad je možné individuálně schválit nebo zaúčtovat, a to pomocí volby Zpracování dokladu, kterou otevřete z pop-up menu. Uložení dokladu je tak odděleno od jeho zaúčtování a také od schopnosti dalšího zpracování (např. uhrazení). Pokud nepotřebujete proces kontrolovat, lze pro celý systém nebo individuálně pro jednotlivé seznamy nastavit Automatické zaúčtování dokladů a Automatické schvalování dokladů.
• Kopírování - oproti Money S3 se při kopírování dokladu přenesou do nového dokladu přesně všechny údaje z původního, bez ohledu na druh dokladu. Pro uživatele, kteří byli zvyklí si usnadnit práci s vyplňováním opakovaných údajů pomocí kopírování, je v tomto systému výhodnější používat nastavení ve Skupinách.
• Rozúčtování položek - položky již nerozlišujete jako Normální a Rozúčtovací, ale na každé položce si vyberete, zda ji budete účtovat pomocí Předkontace, nebo ji rozúčtujete na strany MD a D.
• Kurzový rozdíl je součástí úhrady - program tedy při úhradách dokladů v cizích měnách nevytváří interní doklady na kurzové rozdíly.
• Informace o platbách dokladu - karty dokladů obsahují vedle seznamu položek i záložky se Zaúčtováním, Úhradami a Odpočty záloh. Tyto údaje se zobrazí také v režimu Detailů k položce v seznamu dokladů.
• Stav bankovních účtů a pokladen - na každém dokladu si u kolonky Bankovní účet nebo Pokladna můžete zobrazit kartu vybrané pokladny nebo bankovního účtu a v záložce Stav zde najdete informaci o aktuálním stavu financí.
• Zálohové doklady - v Money S5 se zálohové doklady neúčtují.

Money S5 - Účetnictví

• Předkontace obsahují seznam položek zaúčtování - na těchto položkách definujete dvojici účtů MD, D a vybíráte typ ceny (základy a daně podle sazeb DPH, celková částka). Každá Předkontace tedy obsahuje pouze potřebný počet účtů a současně je možné podle potřeby definovat libovolné další zaúčtování.
• Konta DPH - seznam DPH obsahuje řadu dalších informací o registraci, období platnosti a aktuálním stavu konta (celkové příjmy, výdaje, zůstatek aj.).
• Přímý import kurzovních lístků - program využívá schopnosti České národní banky a Živnostenské banky přímo do účetnictví importovat Kurzovní lístky, a to i pro cizí měny. Lze evidovat i křížové kurzy cizích měn a denominace.
• Bankovní výpisy - Bankovní doklady byly nahrazeny Bankovními výpisy, které umožňují evidovat příjmy i výdaje na jednom dokladu a které se dají načítat prostřednictvím homebankingu přímo z banky.
• Pohledávky a závazky - nabídka obsahuje samostatné seznamy Přijatých záloh a Poskytnutých záloh, saldo partnerských firem zjistíte v seznamu Pohledávek a Závazků a přímou volbou lze vytvářet Vzájemné zápočty.
• Hierarchické členění kontrolingu - Střediska, Zakázky a Činnosti se nově dají členit do stromečkové struktury. Volitelně pak lze vyhodnocovat údaje pro každý záznam zvlášť, nebo pro záznam a všechny jeho podřízené záznamy, pouze pro podřízené záznamy atd.

Money S5 - Fakturace

• Zálohové faktury - v samostatných seznamech evidujete Zálohové faktury vydané a Zálohové faktury přijaté.
• Výběr zboží do položky - přidáváte-li na doklad novou položku výběrem, lze ji volitelně vybrat ze skladu, katalogu nebo ceníku.
• Tisková sestava o přehledu prodeje - poskytne okamžitou informaci o prodeji zboží konkrétnímu odběrateli nebo skupině odběratelů s možností vymezit časový úsek, druh pohybu, sklad aj.

Money S5 - Adresář

• Systém nadřazených firem - každé Adresní kartě lze přiřadit Nadřazenou firmu. Můžete tak vytvořit např. strukturu poboček, které se dají vyhodnocovat samostatně nebo jako jeden celek.
• Regionální členění - díky zeměpisným seznamům lze zpracovat obchodní výsledky podle krajů nebo regionů.
• Obchod - partnerům můžete v záložce Obchod nastavit řadu obchodních podmínek - způsob výběru ceny, primární účty pro pohledávky, závazky a zálohy, splatnost, slevy, ceníky, cenové hladiny atd.

Money S5 - Majetek

• Více odpisových plánů - kromě daňových a účetních odpisů lze zvolit i další odpisové plány, které se mezi sebou dají navzájem porovnávat a je tak možné vybrat nejvýhodnější způsob odepisování.
• Vlastní definice odpisových plánů - odepisování majetku je možné definovat individuálně (např. pro zahraniční legislativu) a následně použít automatickou tvorbu odpisových plánů s možností hromadné tvorby pohybů a jejich zaúčtování.

Money S5 - Sklady

• Katalog - základem skladů je Katalog, přehledná evidence všech produktů a služeb, se kterými firma pracuje (materiál, zboží, výrobky, obaly, služby, výkony, poplatky apod.). Katalogová karta obsahuje veškeré informace o produktu a skladové karty se vytvářejí výběrem z katalogu - je tak ošetřeno duplicitní zadávání skladových zásob.
• Varianty - pomocí vazeb mezi položkami katalogu je možné evidovat více variant téže karty katalogu (různé velikosti, barvy, provedení, jakost apod.).
• Jednotky - katalogová karta může používat více měrných jednotek s definovaným přepočtem na základní jednotku. Při vystavování obchodních dokladů se pak dá zadat množství v libovolné měrné jednotce.
• Rozměry - k položkám katalogu lze přiřazovat libovolné rozměry (délku, hmotnost, objem) a další uživatelsky definované parametry a dále s nimi pracovat.
• Evidence partnerů - v samostatných záložkách dodavatelů a odběratelů se u položky katalogu zaznamenávají individuální dodací podmínky pro jednotlivé partnery a specifické dodavatelské a odběratelské kódy a názvy.
• Alternativy - zboží může mít určenou Alternativu nebo Náhradu, kterou program nabídne při absenci zboží ve skladu.
• Náklady - při příjmu vstupuje do ceny zásob kromě vlastní ceny pořízení (nákupní cena) také hodnota nákladů, které souvisejí s pořízením zásob (doprava, další poplatky, cla atd.).

Money S5 - Ceníky

• Samostatná evidence - ceníky se evidují odděleně od skladů. Definují se jako odběratelské nebo dodavatelské.
• Tvorba ceníků - strukturu nového ceníku je možné přebrat ze skladu, katalogu nebo jiného ceníku. Jednoduchou změnou parametrů lze ze stávajících ceníků vytvořit sezónní nebo akční ceníky s vymezenou dobou platnosti a také lze digitálně načítat cizí ceníky (dodavatelské, konkurenční apod.).
• Tvorba cen - při konstrukci cen v ceníku se dá vyjít z nákupní nebo skladové ceny, případně z ceny téže položky v jiném ceníku, a pouze zadat změnu (přirážku nebo slevu v procentech, násobení koeficientem, přičtení či odečtení hodnoty apod.).
• Cenové hladiny - výpočet ceny pro cenové hladiny na položce ceníku se může odvíjet od základní ceny této položky, nebo od libovolné ceny v jakémkoliv jiném ceníku.
• Synchronizace - kdykoliv lze synchronizovat strukturu nebo ceny ceníku podle zdrojového vzoru (jiného ceníku, skladu nebo katalogu).